Mô hình cơ cấu tổ chức của một khách sạn được Bộ văn hóa du lịch ban hành.

Việt Nam là nước có lượng khách du lịch tăng nhiều nhất và là một trong 10 điểm đến du lịch năng động nhất trong thập kỷ tới. Việt Nam đón khoảng 9 triệu khách du lịch nước ngoài đến hàng năm sự phát triển của du lịch sẽ kéo theo sự phát triển của các ngành công nghiệp khách sạn, nhà hàng.

Chúng ta đang đứng trước cơ hội rất lớn nhưng cũng gặp rất nhiều thách thức đặc biệt là nguồn nhân lực có đến 50% lao động trong nghành du lịch khách sạn nhà hàng ở Việt Nam chưa được qua đào tạo. Chính vì vậy việc phát triển ngành nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển du lịch và quản lý khách sạn đang là một yêu cầu cấp bách để có thể đáp ứng nguồn nhân lực cho mô hình tổ chức khách sạn được bài bản và chuyên nghiệp.

Mô hình tổ chức khách sạn thông thường được chia theo chức năng thành 5 bộ phận riêng biệt: Bộ phận phòng, nhầ hàng-quầy uống, kế toán, tiếp thị thương mại vầ nhân sự. Mỗi bộ phận được chia thành các tổ chuyên trách nhỏ việc chia ra thành 5 bộ phận lớn thể hiện sự chuyên môn hóa trong công việc cao hơn kiến thức kỹ năng của nhân viên các bộ phận cũng sâu hơn.

1. Bộ phận phòng

Có nhiệm vụ và chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Phải liên tục cập nhập số lượng phòng chống, phòng có khách để nắm bắt được số lượng phòng và số lượng khách đến lưu trú. Khi khách đến đăng ký phòng phải được tiếp nhận và trả lời nhanh nhất cho khách trực tiếp qua điện thoại hoặc Gmail. 

Khi Khách lưu trú tại khách sạn khu vực sảnh và các nơi công cộng luôn được vệ sinh sạch sẽ bảo đảm. Nếu khách có thắc mắc hay có ý kiến gì phải được giải quyết ngay. Đây là mốt số chức năng quan trọng của bộ phận phòng. Bộ phận phòng cũng được chia làm các đơn vị nhỏ để thực hiện công việc một cách chuyên sâu hơn như"

- Bộ phận giặt ủi

- Bộ phận tiền sảnh 

-Tổ đặt phòng

- Bộ phận tầng phòng

- Bộ phận bảo vệ

- Bộ phận kỹ thuật

2. Khu vực nhà hàng và quầy uống

Đây là một bộ phận đóng vai trò rất lớn đối với nguồn lợi nhuận của khách sạn người quản lý thành công có thể được xem là một nhân tố quyết định đến doanh thu của khách sạn.

Hầu hết các nhà hàng chọn việc phân bộ phận nhà bếp  như sau: chuẩn bị thức ăn và  phục thức ăn đây là hai bộ phận chức năng riêng biệt. Phương pháp này rất hợp lý và thiết thực cho vấn đề tổ chức, có nhiều công việc khác nhau được thực hiện khi sửa soạn và phục vụ thức ăn, hay nói chung lại là chức năng của hai bộ phận này có quá trình thực hiện khác nhau.
 

3. Bộ phận thương mại và tiếp thị

Đây là một bộ phận nhỏ nên việc điều phối dễ dàng hơn. Bộ phận này ít quan hệ với hoạt động hàng ngày với các các bộ phận khác. Tuy nhiên, bộ phận này lại đóng một vai trò quan trọng trong việc quản bá hình ảnh khách sạn và việc thu hút lượng khách đến lưu trú. Bộ phận này cũng được chia làm các tổ nhỏ theo từng vùng địa lý quốc gia trong phần thị trường được phân công nhắm  thu hút khách hàng đến với khách sạn.

4. Bộ Phận nhân sự

Bộ phận nhân sự không phụ thuộc vào khách hàng, không liên quan đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò rất quan trọng để một khách sạn hoạt động có hiệu quả, Bộ phận nhân sự thông thường cũng được chia làm 3 bộ phận chức năng nhỏ

- Khâu tuyển mộ nhân viên

- Khâu đào tạo

- Khâu quản lý phúc lợi

Giám đốc nhân sự phải là người hiểu biết về luật lao động của nhà nước. có thể cố vấn và tham mưu cho giám đốc các bộ phận khác về vấn đề này. Mặc dù được chia làm ba bộ phận nhỏ trên nhưng chúng có liên hệ mật thiết với nhau. Khó khăn của bộ phận nhân sự nảy sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.

Chẳng hạn mặc dù bộ phận nhân sự tuyển mộ, phỏng vấn và sàng lọc các nhân viên triển vọng, nhưng quyết định thuê nhân viên lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật sự đóng góp của bộ phận nhân sự chỉ được giới hạn trọng phạm vi cố vấn hoặc diễn giải các vấn đề mang tính pháp lý. Hiệu quả của bộ phận nhân sự tùy thuộc phần lớn vào khẳ năng của giám đốc các bộ phận khác.

5. Bộ phận kế toán.

Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao dịch về tài chính , chuẩn bị và diễn giải các bản báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh đạt được nhiệm vụ
thường xuyên bao gồm việc chuẩn bảng lương, kế toán thu và kế toán chi
Chức năng này là nhiệm vụ của người trưởng phụ tá kiểm soát tài chính.
Ngoài ra bộ phận kế toán còn có chức năng liên quan đến các các lĩnh vực khác trong khách sạn đó là kế toán giá thành và kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động trong khách sạn. về việc mua bán, thực phẩm, nguyên vật liệu đồ dùng khách sạn và các loại Khăn khách sạn...

Tổ thu ngân ở bộ phận tiền sảnh của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tất cả các việc thu tiền, tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách của các bộ phận khác nhau của khách sạn.

>>> Xem thêm Khăn tắm khách sạn (tại đây)

Hai điểm quan trọng nhất là kế toán phải làm là:

- Đảm nhiệm việc thu nhập và báo cáo hầu hết các bản thống kê tài chính và hoạt động doanh thu của khách sạn. Qua chức năng này nó đóng một vai trò quan trọng cho việc tham mưu cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra 
 quyết định chuẩn bị ngân sách.

- Người đứng đầu bộ phận kế toán không chỉ chịu tránh nhiệm trước tổng giám đốc của khách sạn mà còn phải chịu trách nhiệm trước phó giám đốc tài chính của tập đoàn khách sạn hay với chủ đầu tư. Vì vậy người kế toán luôn phải cung cấp cho tập đoàn khác sạn một bản xác minh về tính chính xác về kết quả hoạt động tài chính của khách sạn.